Архивное хранение документов

Архивное хранение документов

Многочисленные законодательные акты, регламенты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг. Наиболее распространенные задачи по хранению документов — хранение документов бухгалтерского и кадрового учета предприятия или организации. При этом эти акты и регламенты, в том числе сроки хранения документов со временем меняются, за ними трудно, но важно следить. Более того, начиная с некоторого момента количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих организаций, это отнимает офисное пространство и время персонала на обслуживание архива.

Услуги по хранению документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из множества видов документов — современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива в компании.

Хранение документов в архиве ОСГ Беларусь

 ОСГ поместит ваши документы в специальные короба, перевезет и разместит в своих архивных хранилищах — специально оборудованных помещениях для профессионального хранения документов. Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой других полезных качеств. Документы можно в любой момент привезти в офис, можно заказать сканирование документов для удаленной работы с ними, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов — их конфиденциальное уничтожение.

Архив от ОСГ задает процессу хранения документов и управления ими качественно новый уровень, заботы об организации архивного хранения документов всего вашего архива ложатся на плечи специалистов ОСГ Беларусь.

e-Архив, в свою очередь, предусматривает не только хранение документов в архиве в бумажном виде, но и оцифровку документов, формирование электронного архива документов. У вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, с которыми можно работать удаленно по сети. Кроме того, электронная форма хранения документов добавляет в ваш инструментарий функцию быстрого поиска нужного документа по ключевым словам, датам и другим атрибутам документов.

Как организовано хранение документов в ОСГ Беларусь

1. Вы управляете документами через Клиентский портал. Вы получаете доступ в клиентский портал – интеллектуальную систему управления вашими документами. В ней можно оформить передачу документов на хранение в ОСГ, заказать сканы документов или доставку оригиналов документов обратно в офис. Там же можно заказать архивную обработку документов, создание е-Архива и другие услуги.
2. Хранение документов в хранилище ОСГ. Все документы помещаются в обезличенные архивные короба. Короба ОСГ изготовлены из высокопрочного гофрокартона, выдерживают большие нагрузки и вмещают в себя до 2500 документов. Центры хранения ОСГ
3. Каждый документ на своем месте. Каждый короб имеет уникальный штрих-код, который сканируется на всех этапах перемещения документов: при доставке в хранилище, перемещении документов на архивную обработку, сканировании, размещении на стеллажах. Таким образом, в каждый момент времени мы точно знаем, где находятся ваши документы.
4. Размещение на стеллажах. Документы в обезличенных штрихкодированных коробах размещены на архивных стеллажах без группировки по клиентам. Каждый короб находится на своем определённом месте, и мы всегда знаем, где искать короб, документы из которого вы заказали на доставку, сканирование, архивную обработку или конфиденциальное уничтожение.
5. Получение нужных документов. Посредством Клиентского портала вы в любой момент можете заказать скан-копию нужного вам документа или доставку оригинала в офис, которые вы получаете либо в день заказа, либо на следующий рабочий день. Можно заказать и другие услуги: провести архивную обработку, экспертизу ценности документов, составить архивную опись.
6. Заказ уничтожения документов. Проведя экспертизу ценности документов, мы поможем вам определить сроки хранения ваших документов, по прошествии которых документы можно будет конфиденциально уничтожить. Что с ними сделать – уничтожать или продолжить хранить – решать только вам. Уничтожение документов

Полезные ссылки по архивному хранению документов

Сайт ОСГ помогает посетителям изучить важные вопросы управления документами и информацией. Для этого перейдите в раздел Центр знаний.

• Обратитесь к специалисту ОСГ за консультацией

Посетите раздел инструкций >>